NAO meldet Governance und Lohn Mängel bei RSSL Malta

Das National Audit Office hat gravierende Mängel in den Bereichen Governance, Lohnbuchhaltung und Aufbewahrung von Unterlagen bei Resource Support and Services Limited festgestellt, einem staatlichen Unternehmen, das dem Amt des Premierministers untersteht. Die Prüfung kam zu dem Schluss, dass diese Mängel zu falschen Gehaltszahlungen, darunter erhebliche Überzahlungen, geführt und öffentliche Gelder einem vermeidbaren finanziellen Risiko ausgesetzt haben.

Die Ergebnisse geben Anlass zu umfassenderen Bedenken hinsichtlich der internen Kontrollen, der Rechenschaftspflicht und der operativen Widerstandsfähigkeit einer Einrichtung, die eine zentrale Rolle im Beschäftigungsrahmen des öffentlichen Sektors spielt. RSSL ist dafür zuständig, überschüssige Arbeitskräfte aus staatlich kontrollierten Unternehmen zu beschäftigen und sie in Ministerien, öffentlichen Einrichtungen und Kommunalverwaltungen neu zu verteilen. Damit verwaltet das Unternehmen eine große Belegschaft, deren Gehälter letztlich von den Steuerzahlern finanziert werden.

Die Prüfung wirft zwar keinen strafrechtlichen Vorwurf auf, hebt jedoch systemische Schwachstellen hervor, die, wenn sie nicht behoben werden, weiterhin die Finanzdisziplin und das Vertrauen der Öffentlichkeit untergraben könnten.

Hintergrund und Auftrag von RSSL

Resource Support and Services Limited wurde 2003 nach der Umstrukturierung von Malta Shipyards Limited gegründet. Sein Hauptzweck bestand darin, überschüssige Arbeitskräfte aus staatlich kontrollierten Einrichtungen aufzunehmen und ihre Versetzung in den öffentlichen Sektor zu erleichtern. Im Laufe der Zeit erweiterte sich sein Aufgabenbereich, da aufeinanderfolgende Regierungen das Unternehmen als Arbeitskräftepool nutzten, um den Personalbedarf in verschiedenen Ministerien und Behörden zu decken.

Bis 2024 beschäftigte RSSL 629 Mitarbeiter. Die Mehrheit dieser Mitarbeiter wurde in Regierungsabteilungen, öffentlichen Einrichtungen und Kommunalverwaltungen eingesetzt, während sie weiterhin auf der Gehaltsliste von RSSL standen. Diese Struktur versetzt RSSL in eine einzigartige Position, da das Unternehmen für Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung und Personalakten verantwortlich ist, während die tägliche Aufsicht häufig innerhalb der aufnehmenden Einrichtungen erfolgt.

Die NAO-Prüfung untersuchte auch die Integration ehemaliger Mitarbeiter von Air Malta im Rahmen freiwilliger Versetzungsprogramme, die 2022 eingeführt und später im Jahr 2024 ausgeweitet wurden. Diese Programme führten innerhalb kurzer Zeit zu einem erheblichen Anstieg der Belegschaft von RSSL und erhöhten die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie der Personalverwaltung.

Fehlen eines formellen Governance-Rahmens

Eine der wichtigsten Bedenken der NAO betrifft das Fehlen eines klar definierten Governance- und Betriebsrahmens bei RSSL. Der Prüfung zufolge arbeitet das Unternehmen ohne formelles Leitbild und verfügt über keine dokumentierten Richtlinien und Verfahren für seine Kernaktivitäten.

Die Prüfer stellten fest, dass es keine strukturierten Vereinbarungen gibt, die die Beziehung zwischen RSSL und den Unternehmen, in denen seine Mitarbeiter eingesetzt werden, regeln. Das Fehlen formeller Vereinbarungen führt zu Unsicherheiten hinsichtlich der Zuständigkeiten, Berichtspflichten und Rechenschaftspflichten.

Die NAO warnte, dass solche Schwächen das Risiko inkonsistenter Entscheidungen erhöhen, die interne Rechenschaftspflicht schwächen und die Geschäftskontinuität stören könnten, wenn wichtige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder der operative Druck zunimmt. Im öffentlichen Sektor erschwert das Fehlen formeller Governance-Strukturen zudem die Aufsicht durch die zentralen Behörden.

Zusammensetzung des Vorstands und Konzentration von Funktionen

Der Prüfungsbericht hebt Governance-Bedenken hinsichtlich der Zusammensetzung und Arbeitsweise des Vorstands von RSSL hervor. Im Berichtsjahr wurde der Vorstand von vier auf fünf Mitglieder erweitert.

Der Vorsitzende, Lawrence Mizzi, 73 Jahre alt, war während des gesamten Prüfungszeitraums auch als Geschäftsführer tätig. Die NAO stellte fest, dass diese Konzentration von Funktionen zwar nicht gesetzlich verboten ist, jedoch inhärente Governance-Risiken mit sich bringt, insbesondere wenn keine starken internen Kontrollen und unabhängigen Aufsichtsmechanismen vorhanden sind.

Besonders besorgniserregend war für die Prüfer die Behandlung der Vergütung. In den Jahresabschlüssen wurde nicht zwischen Zahlungen für die Funktion des Vorsitzenden und solchen für die Funktion des Chief Executive unterschieden. Stattdessen wurde der gesamte Betrag von 36.291 € unter der Vergütung der Direktoren ausgewiesen.

Die NAO empfahl, die Vergütung für leitende Beamte klar zu klassifizieren und transparent offenzulegen, um die Art der jeweiligen Funktion widerzuspiegeln und eine wirksame Aufsicht zu unterstützen.

Budgetzuweisung und finanzielle Leistung

Für das Jahr 2024 wurde RSSL eine genehmigte Schätzung in Höhe von 17,5 Millionen Euro aus einer vom Amt des Premierministers verwalteten Haushaltslinie zugewiesen. Diese Zuweisung sollte die Lohnkosten und Betriebsausgaben im Zusammenhang mit der Belegschaft des Unternehmens decken.

Die tatsächlichen direkten Lohnkosten für das Jahr beliefen sich auf 19,63 Millionen Euro und lagen damit über dem genehmigten Budget. Von diesem Betrag wurden 15,94 Millionen Euro direkt der Regierung in Rechnung gestellt. Die restlichen Kosten wurden durch Rückerstattungen an die Gastgeberorganisationen für Überstunden und Zulagen sowie durch kumulierte Überschüsse aus früheren Geschäftsjahren finanziert.

Nach Berücksichtigung der Verwaltungskosten verzeichnete RSSL für das Jahr einen Überschuss von 553.009 Euro. Damit belief sich der an die Regierung zu zahlende Restbetrag Ende Dezember 2024 auf 1,47 Millionen Euro.

Das Vorhandensein eines Überschusses deutet zwar auf eine gewisse finanzielle Stabilität hin, doch warnte der NAO, dass Schwächen bei der Lohnkontrolle das Vertrauen in die Richtigkeit der gemeldeten Zahlen untergraben.

Lohn- und Gehaltsabrechnung und Abhängigkeit von manuellen Systemen

Ein wichtiger Bereich, der bei der Prüfung als problematisch identifiziert wurde, betrifft die Lohn- und Gehaltsabrechnung. RSSL lagert die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen externen Auftragnehmer aus. Das System stützt sich jedoch in hohem Maße auf manuelle Tabellenkalkulationen, die von RSSL-Mitarbeitern erstellt und dem Auftragnehmer zur Bearbeitung vorgelegt werden.

Die NAO stellte fest, dass es keine internen Überprüfungsverfahren gab, um die Richtigkeit der Lohnanpassungen vor ihrer Übermittlung zu bestätigen. Darüber hinaus gab es keine systematischen Kontrollen zur Validierung der vom Auftragnehmer erhaltenen Ergebnisse.

Die Prüfer kamen zu dem Schluss, dass dieser Prozess ein erhöhtes Fehlerrisiko mit sich bringt, insbesondere angesichts der Größe der Belegschaft und der häufigen Änderungen bei der Einsatzplanung, den Zulagen und den Überstundenregelungen.

Die Abhängigkeit von manuellen Tabellenkalkulationen anstelle von integrierten Lohnabrechnungssystemen wurde als eine wesentliche Schwachstelle identifiziert, die vorrangig behoben werden sollte.

Festgestellte Fehler in der Lohnabrechnung und Überzahlungen

Auf der Grundlage einer Stichprobe von 30 Mitarbeitern stellte das NAO mehrere Fehler in der Lohnabrechnung fest. Dazu gehörte ein Mitarbeiter, der trotz reduzierter Arbeitszeit weiterhin die vollen Zulagen erhielt. Dies führte allein im Jahr 2024 zu einer Überzahlung in Höhe von 12.971 Euro.

Weitere während der Prüfung festgestellte Fälle waren doppelte Zulagenzahlungen, doppelt verarbeitete Abzüge für Krankheitsurlaub und ein Rückforderungsbetrag in Höhe von 2.411 €, der nie eingezogen wurde. In einem anderen Fall wurde eine gesetzliche Anpassung der Lebenshaltungskosten im Gehalt eines Mitarbeiters nicht berücksichtigt.

Das NAO betonte, dass diese Fälle nicht erschöpfend seien. Angesichts der festgestellten Schwachstellen bei der Gehaltsabrechnung warnten die Prüfer, dass weitere Fehler nicht ausgeschlossen werden könnten.

Verlass auf externe Daten und Transfers von Air Malta

Bei der Prüfung wurde auch untersucht, wie RSSL mit Gehaltsdaten ehemaliger Mitarbeiter von Air Malta umging, die im Rahmen freiwilliger Programme versetzt wurden. Während bestimmte von Air Malta bereitgestellte Gehaltsangaben von privaten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften unabhängig überprüft wurden, stellte das NAO fest, dass RSSL sich im Allgemeinen auf externe Daten stützte, ohne eigene Überprüfungen durchzuführen.

In einem Fall zahlte RSSL 93 278 EUR zur Deckung von Gehaltsunterschieden für ehemalige Mitarbeiter von Air Malta, nachdem die Fluggesellschaft ihren Betrieb eingestellt hatte. Die Prüfer stellten Unstimmigkeiten in den Belegen für diese Zahlungen fest.

Die NAO kam nicht zu dem Schluss, dass die Zahlungen rechtswidrig waren, hob jedoch das Fehlen einer internen Überprüfung als erhebliche Kontrollschwäche hervor.

Mängel bei der Personalaktenführung

Über die Lohn- und Gehaltsabrechnung hinaus äußerte der NAO Bedenken hinsichtlich des Zustands der von RSSL geführten Personalakten. In mehr als der Hälfte der geprüften Mitarbeiterakten gab es keine Unterlagen, die die geltenden Besoldungsgruppen oder Gehaltsskalen bestätigten.

Dies erschwerte eine unabhängige Überprüfung der Gehaltsansprüche und machte sie in einigen Fällen sogar unmöglich. In einem Fall entsprach das Gehalt eines Mitarbeiters keiner Skala innerhalb des entsprechenden Tarifvertrags.

Die Prüfer betonten, dass eine ordnungsgemäße Führung von Unterlagen eine grundlegende Voraussetzung für ein effektives Personalmanagement und eine wirksame Finanzkontrolle ist.

Unzureichende Überwachung von Überstunden und Zulagen

Die Prüfung kritisierte ferner die passive Haltung von RSSL bei der Erhebung von Informationen über Überstunden und Zulagen von den Gastunternehmen. Dem Bericht zufolge unternimmt RSSL keine proaktiven Schritte, um die rechtzeitige Übermittlung dieser Daten sicherzustellen.

Außerdem gibt es kein standardisiertes Berichtsformat, das von den Gastgebern verwendet wird. Diese mangelnde Einheitlichkeit schwächt die Kontrolle zusätzlich und erhöht das Risiko ungenauer oder unvollständiger Gehaltsabrechnungsdaten.

Die NAO empfahl RSSL, standardisierte Berichtsvorlagen einzuführen und klare Fristen durchzusetzen, um die Datenqualität und die Rechenschaftspflicht zu verbessern.

Empfehlungen für Reformen und die Rückforderung von Geldern

In seinen Empfehlungen forderte das NAO den Vorstand von RSSL auf, eine klare strategische Vision für das Unternehmen zu definieren und zu kommunizieren. Es forderte die Formalisierung von Richtlinien und Verfahren in den Bereichen Governance, Lohnabrechnung und Personalmanagement.

Die Prüfung empfahl außerdem die Stärkung der Lohnkontrollen, die Einführung automatisierter Systeme als Ersatz für manuelle Tabellenkalkulationen und die Verbesserung der Praktiken zur Führung von Personalakten. Die Prüfer betonten, wie wichtig es ist, zu viel gezahlte Beträge nach Möglichkeit zurückzufordern und sicherzustellen, dass die Vergütung von Führungskräften genau klassifiziert und transparent offengelegt wird.

Reaktion von RSSL und geplante Korrekturmaßnahmen

In seiner offiziellen Antwort räumte RSSL die vom NAO festgestellten Schwachstellen ein. Die Geschäftsleitung führte viele der Mängel auf den plötzlichen Zustrom von mehr als 300 Mitarbeitern innerhalb kurzer Zeit nach den Transferprogrammen von Air Malta zurück. Diese rasche Expansion stellte die Verwaltungskapazitäten erheblich auf die Probe.

RSSL erklärte, dass Maßnahmen zur Stärkung der internen Kontrollen, zur Ausweitung der Gehaltsabrechnungsprüfungen und zur Automatisierung der Systeme ergriffen werden. Das Unternehmen bestätigte außerdem Pläne zur Einführung von Personalakten für alle Mitarbeiter bis Januar 2026.

Es wurden bereits Vereinbarungen getroffen, um bestimmte während des Prüfungsprozesses festgestellte Überzahlungen zurückzufordern.

Schlussfolgerung des NAO und weiterreichende Auswirkungen

Das NAO würdigte zwar die Zusammenarbeit von RSSL während der Prüfung, kam jedoch zu dem Schluss, dass Ungenauigkeiten in den bereitgestellten Informationen den Prüfungsprozess verlangsamten, und betonte die Notwendigkeit strengerer interner Kontrollen.

Die Ergebnisse unterstreichen die Bedeutung einer soliden Unternehmensführung und Finanzverwaltung in staatlichen Unternehmen, insbesondere in solchen, die für eine große Belegschaft und erhebliche öffentliche Ausgaben verantwortlich sind. Die Beseitigung dieser Schwachstellen ist für den Schutz öffentlicher Gelder und die Aufrechterhaltung des Vertrauens in die Verwaltung des öffentlichen Sektors von entscheidender Bedeutung.

Fazit

Die Ergebnisse des National Audit Office zu Resource Support and Services Limited verdeutlichen die praktischen Risiken, die entstehen, wenn Governance-Strukturen, Lohnkontrollen und Aufzeichnungssysteme innerhalb eines staatlichen Unternehmens nicht ausreichend formalisiert sind. Obwohl RSSL eine wichtige Funktion bei der Unterstützung des Personaleinsatzes im gesamten öffentlichen Sektor erfüllt, zeigt die Prüfung, dass der Umfang und die Dringlichkeit der operativen Tätigkeiten keine Ersatz für klare Richtlinien, zuverlässige Systeme und eine wirksame interne Aufsicht sind.

Die festgestellten Probleme beruhen nicht auf vereinzelten Fehlern, sondern deuten auf strukturelle Schwächen hin, die nachhaltige Korrekturmaßnahmen durch den Vorstand und die Geschäftsleitung erfordern. Die Abhängigkeit von manuellen Prozessen, die begrenzte interne Überprüfung und die unvollständige Personalunterlagen untergraben insgesamt die finanzielle Sicherheit und Rechenschaftspflicht. In einem Kontext, in dem öffentliche Gelder involviert sind, können selbst unbeabsichtigte Ungenauigkeiten das Vertrauen untergraben und die Verwaltung einem Reputations- und Finanzrisiko aussetzen.

Das erklärte Engagement von RSSL für Automatisierung, strengere Kontrollen und eine verbesserte Buchführung ist ein notwendiger Schritt zur Wiederherstellung der Sicherheit. Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen hängt von ihrer zeitnahen Umsetzung, konsequenten Durchsetzung und transparenten Berichterstattung ab. Letztendlich erinnert die Prüfung daran, dass öffentliche Einrichtungen, die mit Aufgaben im Bereich Beschäftigung und Lohnabrechnung betraut sind, innerhalb solider Governance-Rahmenbedingungen arbeiten müssen, die sowohl die Rechte der Beschäftigten als auch das öffentliche Interesse schützen.

Häufig gestellte Fragen

Was ist Resource Support and Services Limited?
Resource Support and Services Limited ist ein staatliches Unternehmen, das für die Beschäftigung und Versetzung überschüssiger Arbeitskräfte im öffentlichen Sektor zuständig ist.

Warum hat die NAO RSSL geprüft?
Die NAO hat RSSL im Rahmen ihres Auftrags geprüft, die Verwendung öffentlicher Mittel zu untersuchen und die Governance und Finanzkontrollen innerhalb staatlicher Einrichtungen zu bewerten.

Was waren die wichtigsten festgestellten Schwachstellen?
Die Prüfung ergab Schwachstellen in den Governance-Strukturen, der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Buchführung und den internen Überprüfungsverfahren.

Wurden bei der Prüfung Hinweise auf kriminelle Aktivitäten gefunden?
Die Prüfung ergab keine Hinweise auf kriminelles Verhalten, sondern hob systemische Schwachstellen hervor, die das Risiko finanzieller Fehler erhöhten.

Wie viele Mitarbeiter verwaltet RSSL?
Im Jahr 2024 beschäftigte RSSL 629 Mitarbeiter, die in verschiedenen Ministerien und öffentlichen Einrichtungen eingesetzt waren.

Welche Probleme wurden bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung festgestellt?
Die NAO stellte Überzahlungen, doppelte Zulagen, fehlende Abzüge und die Verwendung manueller Tabellenkalkulationen ohne angemessene Kontrollen fest.

Waren ehemalige Mitarbeiter von Air Malta betroffen?
Ja, die Prüfung untersuchte die Integration ehemaliger Mitarbeiter von Air Malta und stellte Schwachstellen bei der Validierung der übertragenen Gehaltsdaten fest.

Welche finanziellen Auswirkungen hatten die Fehler?
Die Prüfung stellte konkrete Überzahlungen fest und warnte davor, dass aufgrund schwacher Kontrollen weitere Fehler vorliegen könnten.

Wie hat RSSL auf die Ergebnisse reagiert?
RSSL räumte die Schwachstellen ein und skizzierte Pläne zur Stärkung der Kontrollen, zur Automatisierung der Systeme und zur Rückforderung der zu viel gezahlten Beträge.

Was hat die NAO empfohlen?
Die NAO empfahl die Formalisierung von Governance-Rahmenwerken, die Verbesserung der Gehaltsabrechnungssysteme, die Stärkung der Aufsicht und die Verbesserung der Praktiken zur Aufbewahrung von Unterlagen.