Welfare Committee Prüfungen zeigen wiederholte Beschaffungsfehler

Ein Ausschuss, der mit der Verwaltung öffentlicher Mittel zugunsten älterer Bewohner staatlicher Pflegeheime betraut ist, ist nach negativen Feststellungen des Rechnungshofs erneut in die Kritik geraten. Jüngste Prüfungsergebnisse zeigen, dass der Ausschuss weiterhin ein Budget von rund 4 Millionen Euro unsachgemäß verwaltet hat, ohne die bereits in früheren Berichten aufgezeigten Mängel zu beheben. Die Ergebnisse werfen umfassendere Fragen hinsichtlich der Governance-Standards, der Finanzdisziplin und der Rechenschaftspflicht bei der Verwaltung von Dienstleistungen auf, die zur Unterstützung einiger der schutzbedürftigsten Mitglieder der Gesellschaft bestimmt sind.

Der Ausschuss, der gemeinhin als Sozialausschuss bezeichnet wird, ist für die Überwachung der Ausgaben für Waren und Dienstleistungen zuständig, die für ältere Bewohner staatlicher Pflegeheime bereitgestellt werden. Dazu gehören wichtige medizinische und persönliche Pflegeartikel sowie Transportdienste, die es den Bewohnern ermöglichen, Arzttermine wahrzunehmen oder an täglichen Aktivitäten teilzunehmen. Angesichts der Art seines Aufgabenbereichs wird vom Ausschuss erwartet, dass er nach strengen Regeln für die Vergabe öffentlicher Aufträge arbeitet und detaillierte Aufzeichnungen führt, um Transparenz, Wirtschaftlichkeit und die Einhaltung nationaler Vorschriften zu gewährleisten.

Die jüngste Prüfung zeigt jedoch, dass diese Erwartungen weiterhin nicht erfüllt werden. Nach Angaben des National Audit Office wiesen die internen Kontrollen des Ausschusses nach wie vor erhebliche Mängel auf, darunter anhaltende Unzulänglichkeiten bei den Beschaffungsprozessen, das Fehlen formeller Vereinbarungen und wiederholte Verstöße gegen geltende Vorschriften.

Hintergrund früherer Warnungen und ungelöster Mängel

Dies ist nicht das erste Mal, dass der Sozialausschuss Gegenstand kritischer Prüfungsaufmerksamkeit ist. Bereits im Vorjahr hatte der Rechnungshof strenge Warnungen hinsichtlich der Finanzverwaltung des Ausschusses ausgesprochen. Damals äußerten die Prüfer ernsthafte Bedenken, dass sie die Finanzunterlagen des Ausschusses aufgrund „extrem unvollständiger Unterlagen” nicht angemessen prüfen konnten.

Eine solche Formulierung wird in öffentlichen Prüfungsberichten selten leichtfertig verwendet. Sie deutete nicht nur auf geringfügige administrative Versäumnisse hin, sondern auch auf systemische Schwächen bei der Buchführung und Finanzaufsicht. Trotz dieser Warnungen deutet die jüngste Prüfung darauf hin, dass nur begrenzte Fortschritte bei der Behebung der festgestellten Mängel erzielt wurden.

Das wiederholte Auftreten ähnlicher Probleme in aufeinanderfolgenden Prüfungen lässt eher auf ein Muster als auf Einzelfälle schließen. Für eine öffentliche Einrichtung, die jährlich Millionen von Euro verwaltet, unterstreicht das Fortbestehen dieser Probleme die potenziellen Risiken für öffentliche Gelder und die Wirksamkeit der für ältere Einwohner erbrachten Dienstleistungen.

Beschaffungsprozesse mit erheblichen Mängeln

Eines der zentralen Themen, die sich aus der Prüfung ergeben, ist die Nichteinhaltung grundlegender Grundsätze der öffentlichen Beschaffung durch den Ausschuss. Die Vorschriften für die öffentliche Beschaffung dienen dazu, Fairness, Transparenz und Wettbewerb zu gewährleisten und gleichzeitig öffentliche Gelder vor Missbrauch zu schützen. Die Prüfung ergab, dass die Beschaffungsprozesse des Sozialausschusses „durch erhebliche Mängel gekennzeichnet” waren und dass in mehreren Fällen Beschaffungen ohne gültige Vereinbarungen durchgeführt wurden.

In der Praxis bedeutete dies, dass Waren und Dienstleistungen häufig über Direktbestellungen statt über Ausschreibungsverfahren beschafft wurden. Direktbestellungen sind zwar unter bestimmten Umständen zulässig, unterliegen jedoch in der Regel strengen Schwellenwerten und erfordern entsprechende Genehmigungen. Die Prüfung ergab, dass diese Sicherheitsvorkehrungen entweder nicht angewendet oder nicht ordnungsgemäß dokumentiert wurden.

Das Fehlen entsprechender Vereinbarungen war ein weiteres wiederkehrendes Problem. Ohne formelle Verträge, in denen Bedingungen, Preise und Verantwortlichkeiten festgelegt sind, setzen sich öffentliche Einrichtungen einem finanziellen Risiko aus und schränken ihre Möglichkeiten ein, Rechenschaft einzufordern oder zu überprüfen, ob die Dienstleistungen wie vereinbart erbracht wurden.

Anhaltende Abhängigkeit von abgelaufenen Verträgen für wichtige Lieferungen

Eines der auffälligsten Beispiele, auf das die Prüfer hingewiesen haben, war die Beschaffung von Inkontinenzartikeln für ältere Bewohner im Rahmen eines Vertrags, der bereits vor mehr als zehn Jahren ausgelaufen war. Diese Artikel sind für die tägliche Pflege und Würde in Altenheimen unverzichtbar, weshalb der Beschaffungsprozess besonders sensibel ist.

Trotz des Ablaufs des ursprünglichen Vertrags bezog der Ausschuss diese Artikel weiterhin über Direktbestellungen. Allein im Jahr 2024 beliefen sich die Ausgaben für Inkontinenzartikel auf rund 2,3 Millionen Euro, die alle ohne gültigen vertraglichen Rahmen beschafft wurden.

Die Prüfer stellten fest, dass der Ausschuss nach Ablauf des Vertrags zwar Versuche unternommen hatte, die Situation durch Ausschreibungen zu regeln. Diese Bemühungen scheiterten jedoch wiederholt. Laut Prüfungsbericht wurden die Ausschreibungen entweder annulliert oder die endgültigen Zuschläge von den Bietern aufgrund von Verzögerungen im Bewertungsprozess und steigenden Kosten abgelehnt.

„Nach Ablauf dieses Vertrags unternahm der Ausschuss verschiedene Versuche, Ausschreibungen durchzuführen; diese wurden jedoch entweder annulliert oder die Vergabe wurde von den Bietern aufgrund von Verzögerungen im Bewertungsprozess und schließlich steigenden Kosten abgelehnt“, stellten die Rechnungsprüfer des Staates fest.

Die Erklärung liefert zwar einen gewissen Kontext, doch bleibt das Ergebnis, dass weiterhin erhebliche öffentliche Ausgaben ohne eine gültige Vereinbarung getätigt wurden. Dieser Ansatz schränkte die Transparenz ein und erhöhte das Risiko, dass der Staat möglicherweise nicht das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis erzielt hat.

Umfangreiche Nutzung von Direktaufträgen für Transportdienstleistungen

Ein weiterer Bereich, der Anlass zur Sorge gab, waren Transportdienstleistungen für ältere Einwohner. Laut der Prüfung erhielt ein nicht namentlich genannter Dienstleister Zahlungen in Höhe von 890.000 Euro für den Transport von Einwohnern zu täglichen Ausflügen oder Arztterminen. Diese Zahlungen wurden per Direktauftrag und ohne Genehmigung des Finanzministeriums geleistet.

Zusätzlich zu diesen Ausgaben wurden einem anderen Transportunternehmen unter ähnlichen Bedingungen weitere 200.000 € gezahlt. In beiden Fällen lösten das Fehlen einer ministeriellen Genehmigung und einer wettbewerbsorientierten Beschaffung bei den Prüfern Alarm aus.

Transportdienstleistungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung des Zugangs zu Gesundheitsversorgung und sozialen Aktivitäten für ältere Bewohner. Angesichts der Höhe der damit verbundenen Ausgaben ist es jedoch unerlässlich, dass solche Dienstleistungen transparent und in Übereinstimmung mit den Finanzvorschriften beschafft werden. Die Prüfungsergebnisse deuten darauf hin, dass diese Anforderungen nicht konsequent erfüllt wurden.

Fehlende Vereinbarungen und undokumentierte Leasingkosten

Über die direkten Zahlungen für Transportdienstleistungen hinaus stellten die Prüfer auch Mängel bei der Verwaltung von Fahrzeugleasingverträgen fest. Der Sozialausschuss versäumte es, Leasingkosten in Höhe von mehr als 80.000 Euro für zwei Transporter und fünf weitere Fahrzeuge, die für die Bewohner von Altenheimen genutzt wurden, zu erfassen.

Die Prüfung ergab, dass für keinen dieser Leasingverträge formelle Vereinbarungen vorlagen. Aufgrund dieser fehlenden Dokumentation war es schwierig, die Bedingungen, zu denen die Fahrzeuge geleast wurden, zu überprüfen oder zu bestätigen, ob die gezahlten Preise angemessen waren.

Ohne schriftliche Vereinbarungen sind öffentliche Einrichtungen nur begrenzt vor Streitigkeiten oder unerwarteten Kostensteigerungen geschützt. Darüber hinaus untergräbt das Fehlen von Unterlagen die Grundprinzipien der Rechenschaftspflicht und erschwert es den Prüfern, zu beurteilen, ob öffentliche Mittel verantwortungsvoll verwendet wurden.

Unbegründete Transporttarife und fehlende Unterlagen

Die Bedenken wurden noch verstärkt durch die Tatsache, dass die staatlichen Prüfer keine Unterlagen finden konnten, aus denen die für die Transportdienstleistungen berechneten Tarife hervorgehen. Der Sozialausschuss war nicht in der Lage, Nachweise dafür vorzulegen, wie die Preise festgelegt worden waren und ob die gezahlten Beträge den tatsächlich erbrachten Leistungen entsprachen.

Der Prüfung zufolge lagen die Tarife für einzelne Fahrten zwischen 20 und 400 Euro. Diese Zahlen wurden jedoch nicht durch offizielle Unterlagen oder Verträge belegt. Die Prüfer fanden auch keine Unterlagen, die bestätigten, dass die Transportdienstleistungen offiziell angefordert worden waren oder dass die dem Ausschuss in Rechnung gestellten Fahrten tatsächlich stattgefunden hatten.

„Die berechneten Preise, die zwischen 20 und 400 Euro pro Fahrt lagen, wurden nicht einmal durch andere offizielle Unterlagen belegt. Darüber hinaus verfügte der Sozialausschuss über keine Unterlagen, die bestätigten, dass die Transporte angefordert und die Fahrten in Rechnung gestellt worden waren“, stellten die Prüfer fest.

Der Rechnungshof beschrieb diese Situation als symptomatisch für die mangelnde zentrale Entscheidungsfindung des Ausschusses. Ohne klare Prozesse oder Kontrollmechanismen erschienen die Ausgabenentscheidungen fragmentiert und schlecht dokumentiert.

Auswirkungen einer unzureichenden Buchführung auf die Finanzkontrolle

Das Fehlen genauer und vollständiger Aufzeichnungen beschränkte sich nicht nur auf Beschaffungs- und Transportdienstleistungen. Die Prüfer wiesen auch auf Mängel bei den Basisdaten zur Anzahl der älteren Menschen hin, die in staatlichen Heimen leben.

Genaue Personenzahlen sind für eine effektive Finanzverwaltung unerlässlich. Sie ermöglichen es den Verwaltern, die Menge der beschafften Güter mit dem tatsächlichen Bedarf abzugleichen und zu beurteilen, ob die Ausgabenhöhe angemessen ist. In diesem Fall war der Sozialausschuss nicht in der Lage, genaue Zahlen für die Gesamtzahl der Bewohner auf Malta und Gozo vorzulegen.

Infolgedessen war es für die Prüfer praktisch unmöglich, die Anzahl der beschafften Artikel mit der Anzahl der Personen abzugleichen, die davon profitieren sollten. Diese Informationslücke untergrub das Vertrauen in die Fähigkeit des Ausschusses, öffentliche Mittel effektiv zu verwalten, weiter.

Allgemeinere Überlegungen zu Governance und Rechenschaftspflicht

Die Prüfungsergebnisse konzentrieren sich zwar auf konkrete Fälle von Misswirtschaft, werfen jedoch auch allgemeinere Fragen zur Governance auf. Die wiederkehrende Natur der Probleme deutet darauf hin, dass die Schwachstellen eher struktureller als zufälliger Natur sind. Eine wirksame Governance erfordert nicht nur Regeln und Verfahren, sondern auch eine Kultur der Compliance und Rechenschaftspflicht.

Der Rechnungshof spielt eine entscheidende Rolle dabei, solche Mängel aufzuzeigen und Korrekturmaßnahmen zu empfehlen. Die Wirksamkeit von Prüfungen hängt jedoch letztlich davon ab, ob die geprüfte Stelle sinnvolle Reformen umsetzt. In diesem Fall deutet die Wiederholung ähnlicher Ergebnisse Jahr für Jahr darauf hin, dass die Korrekturmaßnahmen möglicherweise unzureichend waren oder nur unzureichend durchgesetzt wurden.

Für öffentliche Einrichtungen, die in sensiblen Bereichen wie der Altenpflege tätig sind, steht besonders viel auf dem Spiel. Finanzielle Misswirtschaft birgt nicht nur die Gefahr der Verschwendung öffentlicher Gelder, sondern kann auch indirekte Folgen für die Dienstleistungsqualität und das Vertrauen der Öffentlichkeit haben.

Die Bedeutung einer verstärkten Kontrolle der Beschaffung

Die öffentliche Beschaffung ist ein Eckpfeiler einer soliden Finanzverwaltung. Wenn Beschaffungsvorschriften umgangen oder unzureichend angewendet werden, steigt das Risiko von Ineffizienz und Unregelmäßigkeiten. Die fortgesetzte Abhängigkeit des Sozialausschusses von Direktbestellungen und abgelaufenen Vereinbarungen unterstreicht die Notwendigkeit strengerer Kontrollen und einer klareren Rechenschaftspflicht.

Die Stärkung der Beschaffungsprozesse würde eine zeitnahe Planung von Ausschreibungen, die Einhaltung von Bewertungsfristen und eine ordnungsgemäße Dokumentation von Entscheidungen umfassen. Außerdem müsste sichergestellt werden, dass alle Verträge und Mietverträge durch schriftliche Vereinbarungen untermauert werden, in denen die Bedingungen und Verantwortlichkeiten klar definiert sind.

Solche Maßnahmen sind nicht nur administrative Formalitäten. Sie bieten einen Rahmen, der sowohl das öffentliche Interesse als auch die für die Verwaltung öffentlicher Gelder verantwortlichen Beamten schützt.

Notwendigkeit einer verbesserten Datenverwaltung und -überwachung

Ebenso wichtig ist die Notwendigkeit einer zuverlässigen Datenverwaltung. Genaue Aufzeichnungen über Ausgaben, Verträge und Begünstigtenzahlen sind für eine wirksame Überwachung unerlässlich. Ohne solche Informationen wird es schwierig, Ineffizienzen aufzudecken oder zu beurteilen, ob die Ressourcen angemessen verteilt werden.

Die Prüfungsergebnisse deuten darauf hin, dass der Sozialausschuss von einer Zentralisierung der Entscheidungsfindung und der Aufzeichnungen profitieren würde. Klare Zuständigkeiten und standardisierte Verfahren könnten dazu beitragen, Unstimmigkeiten zu verringern und die Transparenz zu verbessern.

Auswirkungen auf das Vertrauen der Öffentlichkeit

Das Vertrauen der Öffentlichkeit in staatliche Institutionen hängt in hohem Maße von der Wahrnehmung ihrer Integrität und Kompetenz ab. Wenn Prüfungsberichte wiederholt auf dieselben Mängel hinweisen, besteht die Gefahr, dass das Vertrauen in die Fähigkeit öffentlicher Stellen, Ressourcen verantwortungsvoll zu verwalten, untergraben wird.

Für die Familien älterer Bewohner ist das Vertrauen, dass die Mittel effektiv und rechtmäßig verwendet werden, besonders wichtig. Eine transparente und rechenschaftspflichtige Verwaltung gibt der Öffentlichkeit die Gewissheit, dass das Wohlergehen der Bewohner im Vordergrund steht.

Fazit

Die jüngsten Prüfungsergebnisse zum Sozialausschuss zeigen anhaltende Schwächen in den Bereichen Beschaffung, Buchführung und Finanzkontrolle auf. Trotz früherer Warnungen des National Audit Office treten viele der gleichen Probleme weiterhin auf, darunter die Verwendung abgelaufener Verträge, die weitgehende Abhängigkeit von Direktbestellungen und unzureichende Dokumentation.

Die Prüfung stellt zwar nicht die Absicht in Frage, ältere Menschen mit den notwendigen Dienstleistungen zu versorgen, unterstreicht jedoch die dringende Notwendigkeit stärkerer Governance-Rahmenbedingungen. Die Behebung dieser Probleme würde nicht nur öffentliche Gelder schützen, sondern auch dazu beitragen, das Vertrauen in die Verwaltung der Dienstleistungen für die Altenpflege wiederherzustellen.

Eine sinnvolle Reform erfordert wahrscheinlich ein nachhaltiges Engagement aller Aufsichtsebenen, klare Mechanismen zur Rechenschaftspflicht und eine erneute Konzentration auf die Einhaltung der Vorschriften für die öffentliche Auftragsvergabe. Bis solche Maßnahmen vollständig umgesetzt sind, dürfte das Risiko wiederholter Prüfungsfeststellungen und einer anhaltenden Kontrolle bestehen bleiben.

Häufig gestellte Fragen

Wofür ist der Sozialausschuss zuständig?
Der Sozialausschuss verwaltet Mittel, die für die Bereitstellung von Waren und Dienstleistungen für ältere Bewohner staatlicher Pflegeheime verwendet werden, darunter lebensnotwendige Güter und Transportdienstleistungen.

Warum hat der Rechnungshof den Ausschuss kritisiert?
Die Prüfung ergab wiederholte Mängel bei den Beschaffungsprozessen, unzureichende interne Kontrollen, unvollständige Aufzeichnungen und die Nichteinhaltung von Finanzvorschriften.

Welche Probleme wurden bei den Beschaffungspraktiken festgestellt?
Die Prüfer stellten fest, dass man sich auf abgelaufene Vereinbarungen stützte, in großem Umfang Direktbestellungen nutzte und keine formellen Verträge für Waren und Dienstleistungen abschloss.

Warum wurden die Ausgaben für Inkontinenzartikel hervorgehoben?
Diese lebensnotwendigen Artikel wurden im Rahmen einer Vereinbarung gekauft, die vor über einem Jahrzehnt ausgelaufen war, wobei Millionenbeträge über Direktbestellungen ohne gültigen Vertrag ausgegeben wurden.

Welche Bedenken wurden hinsichtlich der Transportdienstleistungen geäußert?
Es wurden erhebliche Zahlungen an Transportdienstleister über Direktbestellungen ohne ordnungsgemäße Genehmigungsunterlagen oder Nachweise für erbrachte Dienstleistungen geleistet.

Wurden Fahrzeugleasingverträge ordnungsgemäß dokumentiert?
Nein, die Prüfung ergab, dass Fahrzeugleasingkosten ohne formelle Verträge angefallen sind, was es schwierig machte, die Bedingungen und das Preis-Leistungs-Verhältnis zu überprüfen.

Wie wirkte sich die mangelhafte Dokumentation auf die Prüfung aus?
Unvollständige Unterlagen hinderten die Prüfer daran, Finanztransaktionen vollständig zu überprüfen und die Ausgaben mit dem tatsächlichen Bedarf abzugleichen.

Warum sind genaue Einwohnerzahlen wichtig?
Genaue Kopfzahlen ermöglichen es den Verwaltungsbeamten, das Beschaffungsvolumen an den tatsächlichen Bedarf anzupassen und eine effiziente Nutzung der Ressourcen sicherzustellen.

Wurden im Rahmen der Prüfung Personen wegen Fehlverhaltens angeklagt?
Die Prüfung konzentrierte sich auf systemische Schwächen und Verfahrensfehler und nicht darauf, bestimmten Personen Fehlverhalten zuzuschreiben.

Welche Verbesserungen ergaben sich aus den Prüfungsergebnissen?
Sie weisen auf die Notwendigkeit strengerer Beschaffungskontrollen, einer besseren Dokumentation, einer zentralisierten Entscheidungsfindung und verbesserter Governance-Praktiken hin.